12.02.2026

Erfolgreiches Trio im Arbeitsschutz: Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Unterweisung

Bettina Huck , QUMsult GmbH & Co. KG

Die Gefährdungsbeurteilung ist das zentrale Element im Arbeits- und Gesundheitsschutz. Unternehmen aller Branchen und Größen mit mindestens einem Beschäftigten müssen sie durchführen. Sie muss laufend an betriebliche Gegebenheiten und geltende Vorschriften angepasst werden. Ermittelte Gefährdungen und geeignete Schutzmaßnahmen sind Inhalte der Betriebsanweisungen, Beschäftigte müssen dazu unterwiesen werden. Prozesse im Arbeits- und Gesundheitsschutz können durch geeignete Software systematisch bearbeitet werden.

Wesentliche Prozesse im Arbeitsschutz
Gefährdungsbeurteilung durchführen

Die Gefährdungsbeurteilung umfasst das systematische Ermitteln und Beurteilen bzw. Bewerten möglicher Gefährdungen am Arbeitsplatz sowie das Festlegen erforderlicher Maßnahmen. Als Werkzeug zur Prävention können so Unfälle und Berufskrankheiten verhindert bzw. verringert werden.

Die Gefährdungsbeurteilung kann sich auf Arbeitsplatz oder Arbeitsbereich, Tätigkeit, Arbeitsorganisation oder Themen beziehen. Im Fokus können auch Personen stehen, z.B. besonders schutzbedürftige Beschäftigtengruppen wie Jugendliche, Schwangere, Stillende, ältere Beschäftigte oder Mitarbeiter mit Vorerkrankungen.

Wichtige Aspekte

Die Gefährdungsbeurteilung wurde im Arbeitsschutzgesetz erstmals 1996 geregelt. Seit September 2013 müssen auch Gefährdungen betrachtet werden, die sich durch psychische Belastungen bei der Arbeit ergeben. Auch Aspekte des Alters sowie des Alterns der Beschäftigten rücken mit Blick auf den demografischen Wandel in den Fokus.

So muss bei älteren Beschäftigten z.B. auch das veränderte Seh- oder Hörvermögen bei der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt werden. Ziel ist eine ganzheitliche Betrachtung, nämlich die menschengerechte Gestaltung der Arbeit.

Geltende Vorschriften

Gesetzliche Grundlage für die Gefährdungsbeurteilung sind im Wesentlichen §§ 5-6 ArbSchG:

Laut § 5 ArbSchG muss der Arbeitgeber durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Gefährdungen können sich ergeben durch:

• Gestaltung und Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes,
  
• physikalische, chemische und biologische Einwirkungen,
  
• Gestaltung, Auswahl und Einsatz von Arbeitsmitteln, insbesondere von Arbeitsstoffen, Maschinen, Geräten und Anlagen sowie den Umgang damit,
  
• Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken,
  
• unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten,
  
• psychische Belastungen bei der Arbeit.

Neben der Arbeitsorganisation müssen daraus abgeleitete Gefährdungs- und Belastungsfaktoren (siehe BG RCI) betrachtet werden. Dabei sind Faktoren der Sammelbegriff für Gefährdungen bzw. Belastungen, die durch gleichartige oder ähnliche Wirkungsweisen gekennzeichnet sind, z.B. mechanische Gefährdung oder psychische Belastungsfaktoren.

Dokumentationspflicht

Nach § 6 ArbSchG besteht Dokumentationspflicht. Während die Form nicht vorgegeben ist, sind die Inhalte festgelegt: Mindestens das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung müssen ersichtlich sein. Zusammengefasste Angaben bei gleichartigen Gefährdungssituationen sind zulässig. Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung ist auch ohne Unterschrift gültig, es empfiehlt sich jedoch zu unterschreiben.

Verantwortung des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber ist verantwortlich, dass Gefährdungsbeurteilungen durchgeführt werden und zwar fachkundig. Nach § 13 Abs. 2 ArbSchG kann er zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen, z.B. eine Fachkraft für Arbeitssicherheit. Allerdings muss er überwachen bzw. kontrollieren, dass Gefährdungsbeurteilungen tatsächlich durchgeführt werden. Für etwaige Ordnungswidrigkeiten oder sogar Straftatbestände muss der Arbeitgeber rechtlich einstehen (Garantenstellung).

Eine Gefährdungsbeurteilung muss erfolgen, bevor der Beschäftigte seine Tätigkeit beginnt. Eine Aktualisierung ist erforderlich v.a. bei:

• Neubeschaffung von Arbeitsmitteln,
  
• Einführen neuer Stoffe,
  
• Änderung von Arbeits- und Verkehrsbereichen, von Arbeitsverfahren und Tätigkeitsabläufen (Prozesse), der Betriebsorganisation, von gesetzlichen Vorgaben und Einstufungen, des Standes der Technik,
  
• Auftreten von Unfällen, Beinaheunfällen, Berufserkrankungen und anderen Erkrankungen.

Eine Gefährdungsbeurteilung muss für jeden Arbeitsplatz im Unternehmen durchgeführt werden, sobald mindestens ein Mitarbeiter beschäftigt ist. Allerdings ist bei gleichartigen Arbeitsbedingungen die Beurteilung eines Arbeitsplatzes bzw. einer Tätigkeit ausreichend und auch sinnvoll. Das Thema Mutterschutz muss in jeder Gefährdungsbeurteilung bearbeitet werden.

In 8 Schritten zum Ziel

Die Vorgehensweise ist im ArbSchG nicht festgelegt, die ASR V3 sieht jedoch folgende 8 Schritte vor:

1. Vorbereiten
   
2. Ermitteln von Gefährdungen
   
3. Beurteilen der Gefährdungen
   
4. Festlegen von Maßnahmen
   
5. Umsetzen der Maßnahmen
   
6. Überprüfen der Wirksamkeit festgelegter Maßnahmen
   
7. Dokumentieren
   
8. Fortschreiben

Konkrete Pflichten für den Umgang mit Gefahrstoffen, das Betreiben von Arbeitsmitteln und Arbeitsstätten sind in GefStoffV, BetrSichV bzw. ArbStättV festgelegt. Dazugehörige Technische Regeln (TRGS, TRBS, ASR) liefern mögliche Maßnahmen und Hilfen für die Praxis.

Betriebsanweisungen erstellen

Auf der Grundlage von Informationen und Ergebnissen aus der Gefährdungsbeurteilung muss der Arbeitgeber schriftliche Betriebsanweisungen erstellen, wenn eine Gefährdung der Beschäftigten besteht. Betriebsanweisungen müssen den Beschäftigten vor Aufnahme der Tätigkeit zugänglich gemacht werden, möglichst in der Nähe des Arbeitsplatzes z.B. als Aushang. Sie müssen in verständlicher Form und Sprache verfasst sein, d.h. für nicht deutschsprachige Beschäftigte sind evtl. Übersetzungen erforderlich. Unternehmen verwenden vor allem Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe (rot, gelb oder orange), persönliche Schutzausrüstung und Biostoffe (grün), Arbeitsmittel, Geräte und Maschinen (blau) sowie für Arbeitsplätze (häufig verwendete Farben in Klammern).

Typischer Aufbau einer Betriebsanweisung:

• Kopfzeile: u.a. mit Datum, Revisionsstand, verantwortlicher Person, Arbeitsbereich
  
• Tätigkeit oder Arbeitsbereich: Betriebsbereich, Tätigkeit, Arbeitsmittel, -stoffe, -verfahren
  
• Gefahren für Mensch und Umwelt
  
• Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
  
• Verhalten bei Störungen
  
• Verhalten bei Unfällen
  
• Erste-Hilfe-Maßnahmen
  
• Instandhaltung
  
• Entsorgung
  
• Folgen der Nichtbeachtung
  
• Fußzeile: Die Unterschrift der verantwortlichen Person ist sinnvoll, jedoch nicht verpflichtend.

Beschäftigte schulen und unterweisen

Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit "ausreichend und angemessen" unterweisen, und zwar während ihrer Arbeitszeit. Die Unterweisung umfasst Anweisungen und Erläuterungen, die auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich ausgerichtet sind, Betriebsanweisungen liefern dafür die Grundlage.

Unterweisungen müssen bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie erfolgen, und zwar vor Aufnahme der Tätigkeit. Die Unterweisung muss an die Gefährdungen angepasst sein und - falls erforderlich - regelmäßig wiederholt werden (§ 12 ArbSchG), d.h. wird die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert und ergeben sich Änderungen, müssen Betriebsanweisungen ebenfalls aktualisiert und Beschäftigte darüber informiert werden.

Umsetzung in der Praxis - unterstützt durch KI

Verantwortliche im Arbeitsschutz müssen Gefährdungsbeurteilungen u.a. für verwendete Gefahrstoffe, Anlagen und Arbeitsplätze durchführen, Berichte und Betriebsanweisungen erstellen sowie Unterweisungen durchführen. Anforderungen an eine geeignete Software sind z.B. für einen neu eingerichteten Arbeitsplatz:

• Gefährdungsbeurteilung erstellen: Gefährdungen durch Auswahl hinterlegter Gefährdungsfaktoren ermitteln, geeignete Schutzmaßnahmen festlegen und Ergebnisse dokumentieren. Ein Bericht kann auf Knopfdruck erzeugt werden.
  
• Unter Einsatz von KI können im ersten Schritt erfasste Daten analysiert und zusammengefasst, im zweiten Schritt relevante Inhalte vorgeschlagen werden, wo noch Angaben fehlen. Der Nutzer kann daraus Passendes auswählen.
  
• Erfasste Gefährdungen und festgelegte Schutzmaßnahmen werden automatisch in die Betriebsanweisung übernommen, als Grundlage für Unterweisungen und Schulungen.

Ein Anbieter für eine webbasierte Software, die die beschriebenen Funktionalitäten bietet, ist QUMsult. In Verbindung mit Anwendungen für Unterweisungen und Schulungen können wesentliche Prozesse im Arbeitsschutzschutz systematisch bearbeitet und dokumentiert werden.

Fazit

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein wirksames Instrument der Prävention und in Unternehmen ab einem Beschäftigten Pflicht. Sie ist kein einmaliger Vorgang, sondern muss laufend angepasst werden. Verantwortliche im Arbeits- und Umweltschutz profitieren von Lösungen mit integrierter KI, die eine systematische Vorgehensweise ermöglichen, zuverlässige Daten liefern und eine rechtssichere Dokumentation gewährleisten.

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