18.02.2021
Meetings und Video-Konferenzen: Fluch oder Segen?
- Zu viele Termine stressen (Pixabay [CCO])
Wie viel Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Sie in Meetings, Konferenzen oder internen Schulungen? Sind das durch Corona, Homeoffice und ausgefallenen Präsenzveranstaltungen eher mehr geworden im letzten Jahr? Wie viele davon halten Sie für wirklich sinnvoll und notwendig? Ist ihre Teilnahme daran wirklich erforderlich oder würde es genügen, wenn Sie die Ergebnisse in Form eines kurzen Gesprächsprotokolls erhalten würden?
Eine interne, anonyme Umfrage mit diesen Fragen, bei der ehrliche Antworten ohne Angst vor Repressalien gewährleistet werden könnten, würde in vielen Unternehmen sicher zu Überraschung bis Bestürzung auf der Leitungsebene führen. Denn nicht wenige Mitarbeiter halten die Inflation von immer mehr Besprechungen für lästig bis unnötig. Insbesondere, wenn man sich ständig fragt, warum man an bestimmten Events überhaupt teilnehmen muss, wenn man zu dem Thema gar nichts beizutragen hat. Oder sowieso immer wieder über die gleichen Dinge gesprochen wird, die sich im Nachgang sowieso nicht ändern. Schlecht organisierte Meetings und überflüssige Besprechungen verursachen zudem hohe interne Kosten, weil die eigentliche Arbeit in dieser Zeit liegen bleibt!
Wie gestaltet man Meetings effektiv?
Zu diesem Thema gibt es viele Ratgeber und sicher kein allgemein gültiges Patentrezept. Internet Meetings laufen nach anderen Regeln ab als Präsenz-Termine. Aber feste und von allen akzeptierten Regeln im Unternehmen sind nie verkehrt!
Aus meiner Sicht braucht jede Besprechung einen klaren Zeitrahmen, eine im Vorfeld allen bekannte Agenda, einen Moderator und jemanden, der die Ergebnisse protokolliert und allen zeitnah zukommen lässt. Es gibt sicher auch eine kritische Teilnehmerzahl, die nicht überschritten werden sollte. Der Amazon-Gründer Jeff Bezos hat hier intern die 2-Pizza-Regel eingeführt: Es sollten nie mehr Personen teilnehmen, als von 2 Pizzen satt werden. Er lässt auch in jeder internen Konferenz einen Stuhl frei, auf dem virtuell die Kunden sitzen und erinnert damit die Teilnehmenden bildlich, um wen sich jedes Firmenmeeting drehen sollte.
Hilfreich ist es außerdem, Redezeiten zu limitieren und alle Teilnehmer zu Wort kommen zu lassen, da ansonsten deren Teilnahme wahrscheinlich überflüssig ist. Es gibt immer Kollegen, die mehr reden als nötig oder solche Anlässe zur Profilierung oder für kleine Sticheleien nutzen. Das frustriert gerade diejenigen, die man zur Teilnahme verpflichtet und die eigentlich immer nur zuhören.
Einen kreativen Ansatz für effizientere Besprechungen las ich kürzlich in einem Zeitungsartikel, in dem ein Unternehmensinhaber seine Lösung des Problems vorgestellt hat. Die Teilnahme an internen Meetings ist dort grundsätzlich freiwillig und die Nichtteilnahme hat innerbetrieblich keine Nachteile. Es liegt in der Hand des Veranstalters, mit einer interessanten Agenda Werbung für sein Meeting zu machen.
Im konkreten Beispiel war der Firmenchef anfangs "not amused", dass die meisten Eingeladenen absagten mit der Begründung, dass sie der Firma einen wichtigeren Dienst an Ihrem Arbeitsplatz erweisen können. Im Laufe der Zeit spielte sich aber alles ein und das Unternehmen hält inzwischen viel weniger Meetings ab. Aber die, die stattfinden, sind weitaus produktiver als früher und langweilen niemanden mehr. So kann man seinen Terminkalender entlasten und gleichzeitig einen positiven Effekt auslösen. Aber es gehört natürlich Mut dazu und ist in immer noch sehr hierarchisch organisierten Unternehmen sicher nicht praktikabel.
Der besser als glatzköpfiger Polizist "Kojak" aus der gleichnamigen Krimiserie bekannte US-Schauspieler Telly Savalas hat das moderne Hamsterrad im Arbeitsleben einmal wie folgt sehr treffend beschrieben:
Die modernen Sklaven werden nicht mit der Peitsche, sondern mit Terminkalendern angetrieben.
Telly Savalas (1922-1994)
Von ihm stammt übrigens auch der wunderbare Spruch: "Der beste Schutz gegen Haarausfall ist eine Glatze."
» 25 Tipps für effizientere Meetings und bessere Besprechungen
Autor:
Kommentare
Herr Beyer,
you made my day! Danke! :)